Hyršová Blanka
vedoucí odboru
č. dveří 214, telefon: 569 641 104, e-mail: hyrsova@chotebor.cz
Doležalová Monika
krizové řízení, požární ochrana
č. dveří 327, tel. 569 641 170, e-mail: dolezalova@chotebor.cz
Bc. Dvořáková Lucie, DiS.
právník č. dveří 218, telefon: 569 641 169, e-mail: dvorakova@chotebor.cz
Ing. Kovačka Václav
informatik, správa počítačové sít
č. dveří 426, tel. 569 641 180, e-mail: kovacka@chotebor.cz
Musílková Jana
sekretariát starosty, místostarosty a tajemníka, ztráty a nálezy
č. dveří 204, tel. 569 641 105, e-mail: musilkova@chotebor.cz
Jechová Tereza
podatelna, hlášení městským rozhlasem
č. dveří 109, tel. 569 641 130, e-mail: jechovat@chotebor.cz
Ing. Somer Lubomír
informatik, správa počítačové sítě
č. dveří 426, tel. 569 641 180, e-mail: somer@chotebor.cz
Vencová Jana
podatelna, hlášení městským rozhlasem
č. dveří 109, tel. 569 641 100, e-mail: vencova@chotebor.cz
Úkoly odboru:
1) Na úseku sekretariátu vedení zejména:
- zajišťuje po organizačně technické stránce zasedání zastupitelstva města a rady města,
- shromažďuje materiály předkládané do rady města a zastupitelstva města,
- zpracovává, rozesílá pozvánky a program jednání rady města a zastupitelstva města, zajišťuje vyvěšení programu zastupitelstva města na úřední desce,
- zpracovává zápis ze zasedání rady města, zastupitelstva města a porad vedení,
- vede evidenci členů zastupitelstva města vystavuje jim průkazy,
- vede evidenci výborů zastupitelstva města, komisí rady města a zvláštních orgánů města,
- zajišťuje vedení spisové služby pro vedení,
- připravuje denní rozvrhy starostovi a místostarostovi ,
- vede agendu ztrát a nálezů,
- eviduje originály smluv uzavíraných městem,
- eviduje užívání zasedací místnosti v budově městského úřadu,
- vede evidenci plných mocí a pověření pro zaměstnance města,
- zajišťuje realizaci práva občanů obce nahlížet do usnesení a zápisů z jednání zastupitelstva města a do usnesení rady města,
- monitoruje denní tisk a statisticky vyhodnocuje přístup médií k vybraným tématům.
2) Zajišťuje plnění úkolů dispečera provozu služebních vozidel, školení a evidenci řidičů referentů.
3) Zajišťuje provoz centrální podatelny a elektronické podatelny města, je garantem spisové služby města, koordinuje činnosti spisové služby vykonávané jednotlivými organizačními útvary městského úřadu, navrhuje aktualizace spisového řádu. Zajišťuje doručování písemností adresátům v Chotěboři a předávání uložených písemností jejich adresátům.
4) Zajišťuje vedení úřední desky a elektronické úřední desky, vede evidenci písemností vyvěšených na úřední desce.
5) Na úseku voleb zejména:
- zajišťuje volební místnosti a jejich vybavení,
- přijímá návrhy na delegování členů okrskových volebních komisí a materiálně zajišťuje jejich činnost,
- přijímá do úschovy volební dokumenty, zajišťuje jejich úschovu a skartaci,
- plní úkoly pověřeného úřadu na úseku voleb,
- ekonomicky sleduje a vyhodnocuje náklady na volby,
- zjišťuje náhradníky na uvolněný mandát a zajišťuje činnosti spojené s jejich nastupováním.
6) Podílí se na realizaci místního referenda a sčítání lidu.
7) Zajišťuje provoz telefonní ústředny a připravuje podklady pro vyúčtování úhrad za soukromé telefonní hovory. zajišťuje agendu služebních mobilních telefonů a agendu poskytování nepeněžních plnění zaměstnancům dle směrnice o užívání mobilních telefonů.
8) Zajišťuje změny v orientačním označení v budově městského úřadu a změny vnitřního telefonního seznamu v souladu se změnami personálními a změnami organizační struktury.
9) Objednává a eviduje veškerá razítka města a městského úřadu a zajišťuje informování o případných ztrátách úředních razítek v příslušném tisku.
10) Zajišťuje objednávání veškerých tiskovin pro potřebu městského úřadu a objednávání a evidenci veškerých odborných knižních publikací pro potřeby městského úřadu.
11) Zabezpečuje objednávání tiskopisů pro potřeby městského úřadu.
12) Zajišťuje objednávání, distribuci a evidenci stravenek a poukázek na stravování pro zaměstnance města.
13) Na úseku vedení agendy Jednotky sboru dobrovolných hasičů:
- sepisuje dohody o členství a předkládá je k podpisu starostovi města, předkládá podklady pro sjednání úrazového pojištění,
- zabezpečuje odbornou přípravu členů JSDH a další administrativní práce,
- odpovídá za materiálové vybavení JSDH včetně zajišťování hospodaření ( objednávky, likvidace faktur, provozní záloha na drobné výdaje, vedení evidence majetku ),
- je garantem zpracování a aktualizace Požárního řádu města.
14) Spravuje rozpočtové prostředky skupiny 6 – Všeobecná veřejná správa služby.
15) Zodpovídá za materiální zabezpečení chodu městského úřadu. Zajišťuje nákup kancelářských potřeb a materiálu pro potřeby chodu městského úřadu, vede sklad materiálu.
16) Zajišťuje hlášení městským rozhlasem a vybírání poplatků za hlášení, vede evidenci vybraných poplatků a nese zodpovědnost za jejich řádný odvod do pokladny.
17) Vede evidenci a zajišťuje distribuci pokutových bloků pro organizační útvary městského úřadu a městskou policii.
18) Komplexně zajišťuje agendu krizového řízení a integrovaného záchranného systému.
19) Zajišťuje vedení spisové evidence obsahující utajované skutečnosti.
20) Zabezpečuje úkoly plynoucí z ustanovení zákoníku práce a souvisejících předpisů v souvislosti s bezpečností a ochranou zdraví při práci, zejména:
- zajišťuje příslušná školení k bezpečnosti práce a ochraně zdraví při práci,
- spolupracuje s lékařem poskytujícím pracovní lékařskou péči především při zajišťování vstupních a preventivních lékařských prohlídek zaměstnanců,
- sepisuje zápisy o vzniku pracovních úrazů, vede evidenci těchto úrazů a zajišťuje uplatnění náhrad škod u pojišťovny.
21) Spolupracuje při tvorbě právních předpisů a vnitřních předpisů města Chotěboř. Vede evidenci právních předpisů města Chotěboř. Zajišťuje vyhlášení obecně závazných vyhlášek a nařízení města, publikaci právních předpisů města na webových stránkách a zaslání na krajský úřad a Ministerstvo vnitra ČR.
22) Zajišťuje poskytování konzultací při vypracování smluv dle občanského a obchodního zákoníku, včetně smluv nepojmenovaných.
23) Zajišťuje zastupování města ve všech občansko-právních, obchodních a trestně-právních věcech u soudů ČR
24) Na úseku informatiky zejména:
- zajišťuje provoz počítačové sítě města, prohlídky stávající výpočetní techniky, plánování a provádění její údržby,
- navrhuje a po schválení realizuje nákup veškerého HW a SW a vedení evidence SW a HW,
- navrhuje a provádí nákup programového vybavení a zajišťuje prověření funkčnosti dodaných aplikací,
- je garantem vnitřního předpisu Provozní řád informačního systému a navrhuje jeho aktualizace,
- zajišťuje instalaci serverů, klientských pracovišť, programového vybavení a administraci přístupových práv uživatelů.
25) Zabezpečuje úklid a údržbu budovy městského úřadu.
26) Zastupuje město Chotěboř při přebírání rozhodnutí hlášení k trvalému pobytu na úřední adrese Chotěboř, Trčků z Lípy 69.
27) Projednává přestupky podle přílohy č. 5 tohoto organizačního řádu.
28) Zajišťuje provoz a údržbu docházkového systému městského úřadu.
29) Vystavuje parkovací karty a eviduje dočasné parkování na parkovišti městského úřadu.
30) Zabezpečuje úkoly plynoucí z předpisů o požární ochraně:
- vede požární dokumentaci,
- spolupracuje s externím požárním technikem,
- zabezpečuje školení zaměstnanců města v oblasti požární ochrany.
31) Navrhuje pravidla a změny pravidel pro poskytování příspěvků a dotací městem Chotěboř v oblasti zajištění požární ochrany města. Zajišťuje projednání žádostí v orgánech města, vyhotovuje, spravuje a kontroluje smlouvy o poskytnutí příspěvků (dotací).
32) Zajišťuje agendu stížností, oznámení a podnětů v rozsahu podle vnitřního předpisu o vyřizování stížností, oznámení a podnětů vydaného podle § 102 odst. 2 písm. n) zákona č. 128/2000 sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů
Základní právní předpisy:
• zákon č. 128/2000 Sb., o obcích ( obecní zřízení ), ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 152/1994 Sb., o volbách do zastupitelstev obcí, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 491/2001 Sb., o volbách do zastupitelstev obcí a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 22/2004 Sb., o místním referendu a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 247/1995 Sb., o volbách do Parlamentu České republiky a o změně a doplnění některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 130/2000 Sb., o volbách do zastupitelstev krajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 62/2003 Sb., o volbách do Evropského parlamentu a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 239/2000 Sb., o integrovaném záchranném systému a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 222/1999 Sb., o zajištění obrany České republiky, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 241/2000 Sb., o hospodářských opatřeních pro krizové stavy a o změně souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 133/1985 Sb., o požární ochraně, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění,
• zákon č. 499/2004 Sb., o archivní a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
• vyhláška Ministerstva vnitra č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákon o archivní a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
• vyhláška Ministerstva vnitra č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů,
• vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, ve znění pozdějších předpisů,
• nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu,
• zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 200/1990 Sb., o přestupcích, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů.